Asistan, Yöneticinin Şah Damarıdır

Coca-Cola İçecek A.Ş. Üst Düzey Yönetici Asistanı ve Uluslararası Yönetim Asistanları Derneği Genel Sekreteri Çiğdem Aydın, iyi bir yönetici asistanı olmanın püf noktalarını ve toplantı organizasyonlarında dikkat edilmesi gerekenleri sizler için paylaştı.

Kendinizden kısaca bahsedebilir misiniz?

1977 yılında, İstanbul’da doğdum. Anadolu Üniversitesi, Kamu Yönetimi mezunuyum. 20 yılı aşkın süredir Türkiye’nin ileri gelen kurumlarında yönetici asistanlığı yapmış, hali hazırda çeşitli derneklerle olan programlarda sunuculuk ve üniversitelerle ortak projeler yapan, elimden geldiğince hayatıma dahil sevdiklerime hayat koçluğu yapmaya çalışan, yüzmeyi, pilatesi, gezmeyi, gülmeyi ve güldürmeyi seven, hayvan dostu biriyim. Aynı zamanda UYAD (Uluslararası Yönetim Asistanları Derneği) Genel Sekreteri görevim, 2018 Mayıs ayı itibari ile hayatıma farklı bir anlam kattı. Mesleğe dair sorumluluk ve farkındalığın artırılması yönünde çalışmalarımızı sürdürüyoruz.

 

Coca-Cola’daki sorumluluk alanlarınız nelerdir? Sorumluluk alanlarınız kapsamında hangi çalışmaları yapıyorsunuz?

Coca-Cola benim için heyecan verici ve soluksuz bir macera gibi. Dinamik, sürekli kendini yenileyen, gençlerin ve genç kalanların görev aldığı, hızlı tüketim sektörünün devlerinden… 8 yılımı bitirdiğim bu kurumda CEO’ya bağlı direktörlerle çalışıyorum. Bizdeki adı ile Excom Üyeleri. Burada göreve başladığımdan bu yana, hemen hemen tüm Excom Üyeleri ile dönem dönem çalıştım. Şu an “İç Denetim” – “Strateji ve İş Geliştirme” Direktörlerinin asistanlığını yapıyorum. Öncelikli sorumluluğum elbette yöneticilerimin programlarını doğru yönetmek, yönlendirmek ve her türlü değişikliğe hazırlıklı olmak. Yurtiçi ve yurtdışı için her türlü hazırlıkları tamamlamak. Çalıştıkları ekiplerin nabzını tutarak, oluşabilecek ve yöneticiye yansıyabilecek tüm konularda duyarlı ve uyarıcı olmak ki bu bence bir asistan ve yönetici arasındaki en önemli noktalardan biri. Her asistan, ekipler ve yöneticiler arasında duvar değil, köprü vazifesinde olmalıdır aslında. Bu işin mental yanlarına gelince; yöneticinin psikolojisinin, sosyal durumu ve sorumluluklarının her daim farkında olarak buna uygun davranış sergilemek, bağlı olduğum kurumda ve kişisel hayatımda da onları temsil ettiğimi unutmamak diyebilirim. Her asistan biraz psikoloji, sosyoloji ve iletişim yöntemlerini bilmeli ve bu konuda her zaman kendini geliştirmelidir. Bunların dışında yapılan rutin görevler ise organizasyonel ve operasyonel tarafın her türlü ihtiyaçlarının giderilmesi, etkinliklerin ayarlanması, muhasebe ile koordineli olarak çalışılması ki biz SAP kullanan bir şirketiz. Yeri geldiğinde yönetim konusunda müdahaleci bile olabilmeliyiz. Bunda dolayı geçmişteki sekreter tanımlaması, kapsamını genişleterek, asistan anlayışını benimsemiştir. Asistan yöneticinin şah damarıdır diyebiliriz.

 

Bu mesleği yapabilmek için, önce insanı seviyor olmak şart

 

Uzun yıllardır bu mesleği başarılı bir şekilde yürütüyorsunuz. Mesleğinizin sevdiğiniz ve sevmediğiniz yönleri nelerdir? Sizi bu mesleği yapmaya iten şey nedir?

Teşekkürler, elimden geldiğince iyi şekilde yapmaya çalışıyorum. Mesleğimin sevdiğim yönleri, odak noktamın insan olması. Sizin kattığınız değerle hayatını kolaylaştırdığınız yöneticilerinizin takdirini ve teşekkürünü kazanabilmek. İçlerinde olmanızın görevinizin bir parçası olması sebebi ile seçkin ve kaliteli insanlarla her daim bir arada olma fırsatını yakalayabiliyorsunuz. Farklı bakış açıları ve farklı vizyonlarla düşünce ufkunuzu genişletebiliyorsunuz. Zaman içerisinde karşılıklı olarak bir aile ferdi oluyor ve aileniz gibi görebiliyorsunuz. Yönetim kadrosu ile birlikte çalışmanın getirdiği güç ve saygınlık bu meslek içinde önemli bir konfor alanıdır.

 

Mesleğimizin zor yanlarına gelince… Bu meslek sevilmeden yapılırsa, psikolojinizi iyi hissettirecek bir meslek değildir. Bir yönetici asistanının mesaisi hiç bitmez. Siz yöneticinizin eli ayağı, hatta yedek beynisinizdir. Aklında tutmak istemediği ve bir o kadar da unutmaması gereken her şey sizde bilgi olarak her an bulunmalıdır. Görevimiz Tehlike filmindeki CD’ler gibi her an bir e-mail veya bir Whatsapp mesajı sizi bilgisayarınızın başına oturtabilir. Uzun süre bu mesleği yaptığınızda en büyük deformasyonunuz; arkadaşlarınızla ya da eşinizle olan tüm organizasyonları bile sizin koordine ediyor olmanız. Tatilde, yolculuğa gidilecekse tüm rotaları, otelleri belirleyen ve check-in’leri yapan siz olursunuz. Bunları da hiç farkında olmadan yaparak, sosyal çevrenizi buna alıştırırsınız. “Bir ayarlamadın ki bir araya gelelim” cümlesindeki serzenişler hep o gruptaki asistan kişiyedir. Özel hayatınızda da temsil ettiğiniz pozisyonunun gerektirdiği gibi davranmanız size söylenen bir kural olmasa da, sizden muhakkak beklenen bir duruştur. Bu mesleği yapabilmek için, önce insanı seviyor olmak şart. Benim seçimimde iki faktör önemli etkendi bu anlamda: Yönetme yetkinliğini kullanabilmek ve insan psikolojisi üzerinden strateji oluşturabilmek. Görevinizi hakkı ile yaptığınızda yarattığınız katkı ve değer ile hizmet verdiğiniz yöneticilerinizin de hayatını kolaylaştırdığınızı hissederek evinize gönül rahatlığı ile dönebiliyor olmanız.

Her organizasyonda aranan nitelikler değişebiliyor. Bazısında doğa ile iç içe, bazısında şehrin merkezinde olmak isteyebiliyoruz. Ancak bizim olmazsa olmazlarımız arasında; markamıza olan saygımız, ürünlerimizin tüm çeşitlerini bulabildiğimiz oteller ve onların bu anlamdaki tam teşekküllü toplantı salonları yer alıyor.

İstanbul otelleri toplantı organizasyonunda

kalitenin çıtasını yükseltiyor

 

Malum toplantılar sizin işinizin en önemli parçası… İstanbul’daki otelleri toplantı organizasyonları açısından nasıl buluyorsunuz?

Evet, bizim ve tüm iş hayatının en önemli platformu toplantılardır. Meslek hayatımın başlarına dönüp baktığımda, gerek İstanbul’daki otel sayısı, gerek maliyetleri ve bir otelde toplantı yapma ihtiyacı kesinlikle bugünkü gibi değildi. Toplantı şirket çatısı altında yapılır ve toplantının uzun ya da kısa olması, konusu ve konumu bunu değiştirecek bir faktör olarak görülmezdi. Zaman içerisinde otel sayılarının artması, toplantı verimliliği için farklı ve daha konforlu ortamların gerekliliği otellerin tercih edilmesinde çok büyük rol oynadı. Tabii bu da otelcilik sektöründeki rekabeti ciddi anlamda artırdı. Gerek görev aldığım mesleki dernek vesilesi ile gerekse şirket toplantıları vasıtasıyla tanıma fırsatı bulduğum tüm İstanbul otelleri bu anlamda çok üst kalitede hizmet veriyorlar. Her geçen gün de bu kalitenin çıtasını yükseltiyorlar.

 

Otellerdeki toplantı organizasyonu yaparken nelere dikkat ediyorsunuz? Önemsediğiniz konular nelerdir?

Aslında her organizasyonda aranan nitelikler değişebiliyor. Bazısında doğa ile iç içe, bazısında şehrin merkezinde olmak isteyebiliyoruz. Ancak bizim olmazsa olmazlarımız arasında; markamıza olan saygımız, ürünlerimizin tüm çeşitlerini bulabildiğimiz oteller ve onların bu anlamdaki tam teşekküllü toplantı salonları yer alıyor. Çaylarımızdan, suyumuza bizim hassasiyetimizin bilinmesi ve bulunur olması bizim en hassas olduğumuz konu. Bunun yanı sıra, elbette malum İstanbul şartlarında, ulaşım ve otopark anlamında sıkıntı yaşamamak… Alt kat salonları yerine, havadar ve gün ışığı görebilen salonlarda olmak… İkramların zamanında ve planlandığı gibi gelmesi, taze olması… Çalışan personelin hizmet kalitesi ve ilgisi… Bunlar, bir sonraki tercih için de önemli unsurlar. İçinde bulunduğumuz ekonomik koşullar paralelinde döviz yerine, Türk Lirası olarak teklif almak da her zaman tercihimiz.

© 2018 . Elite World Hotels . All Rights Reserved